Nutzungsbedingungen des IMAS Regatta-Portals

Fassung vom 16. Oktober 2026 (Version 2026-10-16). Die Anlagen „Vertrag zur Auftragsverarbeitung“ und „Preisliste für Veranstalter“ sind Teil dieser Nutzungsbedingungen.

§ 1 Geltungsbereich und Anbieter

1. Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung des IMAS Regatta-Portals mit Meldeportal, Regattamanager, öffentlichen Ergebnissen, Ergebnis-App und Schnittstellen (zusammen „Portal“) durch Personen mit einem Konto („Nutzer“) und durch die Vereine und Veranstalter, für die Nutzer im Portal handeln („Organisationen“).
2. Anbieter ist die IMAS Startanlagen und Maschinenbau GmbH, Meyerstraße 12a, 14776 Brandenburg an der Havel („IMAS“).
3. Ausschreibungen, Start- und Ergebnislisten und die Ergebnis-App lassen sich ohne Konto nutzen. Dafür gelten § 6 Abs. 3, § 8 und § 9 entsprechend.
4. Verträge über die Teilnahme an einem Wettkampf, über Melde- und Nachmeldegebühren und über weitere Leistungen des Veranstalters (zum Beispiel Zeltplatz oder Verpflegung) kommen ausschließlich zwischen dem meldenden Verein und dem Veranstalter zustande, zu den Bedingungen der jeweiligen Ausschreibung. IMAS ist nicht Vertragspartei, zieht keine Gebühren ein und führt die Wettkämpfe nicht durch.
5. Abweichende Bedingungen von Nutzern oder Organisationen gelten nicht, auch wenn IMAS ihnen nicht widerspricht.

§ 2 Konto

1. Für ein Konto sind ein Name und eine E-Mail-Adresse nötig, die über einen Bestätigungslink bestätigt wird. Die Angaben müssen wahr sein und aktuell gehalten werden. Ein Konto gehört einer Person; gemeinsam genutzte Konten sind nicht erlaubt.
2. Nutzer halten ihre Zugangsdaten geheim und melden IMAS unverzüglich, wenn sie einen Missbrauch ihres Kontos vermuten (info@imas-sport.com).
3. Nutzer können ihr Konto jederzeit auf der Kontoseite löschen; es wird dann anonymisiert. Solange jemand der einzige Verwalter eines Vereins oder Veranstalters ist, muss zuerst eine andere Person diese Aufgabe übernehmen. Meldungen, Ergebnisse und andere Daten, die ein Nutzer für eine Organisation angelegt hat, bleiben bei der Organisation.
4. Ein Anspruch auf ein Konto oder auf eine bestimmte Rolle besteht nicht.

§ 3 Rollen

Was ein Nutzer im Portal sehen und tun kann, hängt von seinen Rollen ab:

1. Vereinsmitglieder und Vereinsverwalter. Wer einen Verein anlegt, wird sein Verwalter. Mitglied eines Vereins wird man auf eigene Anfrage, die ein Verwalter annimmt, durch Einladung oder durch eine Freigabe, die der Verein oder IMAS im Portal hinterlegt hat. Mitglieder und Verwalter pflegen im Rahmen ihrer Rechte die Daten des Vereins, seine Sportler, Mannschaftsführer und Kampfrichter, geben Meldungen ab, bilden Besatzungen, stellen Ausnahme- und Nachmeldeanträge und buchen Leistungen der Veranstalter. Verwalter nehmen außerdem Mitglieder auf und entfernen sie.
2. Veranstalter. Eine Veranstalterorganisation hat genau einen Inhaber, anfangs die Person, die sie anlegt, und kann weitere Verwalter haben. Veranstalter legen Wettkämpfe an, veröffentlichen Ausschreibungen mit Rennklassen, Regeln, Fristen und Gebühren, entscheiden über Meldungen, Ausnahmen und Nachmeldungen, führen den Wettkampf im Regattamanager durch und veröffentlichen Start- und Ergebnislisten.
3. Helfer. Veranstalter können Personen für einen Wettkampf Helferrollen geben (zum Beispiel Ergebniserfassung, Rennbüro oder Sprecher). Helfer haben nur die Rechte ihrer Rolle in diesem Wettkampf.
4. Schlüssel für Zeitnahme, Anzeige und Geräte. Veranstalter können für einen Wettkampf Schlüssel erzeugen, mit denen Zeitnahmeanlagen, Anzeigetafeln und Werkzeugseiten ohne Konto auf festgelegte Funktionen zugreifen. Wer einen Schlüssel besitzt, kann diese Funktionen nutzen.
5. Administratoren. Administratoren von IMAS betreuen das Portal. Sie können alle Daten einsehen und ändern, soweit es für Betrieb, Unterstützung und Sicherheit nötig ist, und sich zur Unterstützung als ein Nutzer anmelden („Anmelden als“). Das wird protokolliert und ist während der Sitzung sichtbar gekennzeichnet.

§ 4 Pflichten der Vereine

1. Für die Daten, die ein Verein über Sportler, Mannschaftsführer, Kampfrichter und andere Personen in das Portal eingibt oder importiert, ist der Verein datenschutzrechtlich verantwortlich. Er braucht dafür eine Rechtsgrundlage (zum Beispiel die Mitgliedschaft oder eine Einwilligung) und informiert die Personen, dass ihre Daten für Meldungen an die Veranstalter gehen und dass Start- und Ergebnislisten mit Namen, Verein und Ergebnis veröffentlicht werden.
2. Der Verein meldet nur Personen, die nach der Ausschreibung und den Regeln des Verbands startberechtigt sind, und hält ihre Angaben richtig (zum Beispiel Name, Geschlecht, Jahrgang und Lizenz). Meldungen werden nach den Regeln der Ausschreibung verbindlich; Änderungen und Abmeldungen nach dem Meldeschluss können Gebühren auslösen und brauchen die Zustimmung des Veranstalters.
3. Importiert ein Verein Sportler aus der Datenbank seines Verbands, meldet er sich dafür mit dem Zugang des Vereins beim Verband an. Er darf nur Daten importieren, auf die er dort selbst Zugriff hat.
4. Gibt ein Verein Sportler für eine Renngemeinschaft frei, sieht der Partnerverein die freigegebenen Sportler und kann sie für die gemeinsamen Meldungen verwenden.

§ 5 Pflichten der Veranstalter

1. Der Veranstalter hält Ausschreibung, Rennklassen, Regeln, Fristen, Gebühren und Bankverbindung richtig und aktuell. Die Bankverbindung ändert nur der Inhaber der Organisation. Für die Inhalte, die er veröffentlicht (Ausschreibung, Dokumente, Start- und Ergebnislisten), und für seine Entscheidungen über Meldungen ist der Veranstalter verantwortlich.
2. Eine neue Veranstalterorganisation wird über einen Link per E-Mail bestätigt. Auf der Bestätigungsseite stimmt der Veranstalter diesen Nutzungsbedingungen und dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Anlage) im Namen der Organisation zu. Erst danach lassen sich Wettkämpfe veröffentlichen.
3. Die Daten der gemeldeten Personen verwendet der Veranstalter nur, um den Wettkampf zu planen, durchzuführen, auszuwerten und abzurechnen und um Start- und Ergebnislisten zu veröffentlichen. Dafür ist er datenschutzrechtlich verantwortlich.
4. Der Veranstalter entscheidet, ob und wann Start- und Ergebnislisten veröffentlicht werden. Veröffentlichte Ergebnisse bleiben als Sportdokumentation öffentlich abrufbar. Widerspricht eine Person der Veröffentlichung, prüfen Veranstalter und IMAS den Widerspruch gemeinsam.
5. Helferrollen und Schlüssel gibt der Veranstalter nur an Personen und Geräte, die sie brauchen, und entzieht sie, wenn sie nicht mehr gebraucht werden. Er ist für das verantwortlich, was mit seinen Schlüsseln und durch seine Helfer geschieht.

§ 6 Inhalte und Nutzungsrechte

1. Nutzer und Organisationen räumen IMAS das einfache, unentgeltliche Recht ein, die Inhalte, die sie in das Portal eingeben, zu speichern, zu verarbeiten, anzuzeigen und, soweit sie es veranlassen, zu veröffentlichen, solange und soweit es für den Betrieb des Portals nötig ist.
2. Nicht erlaubt sind rechtswidrige oder beleidigende Inhalte, falsche Angaben über andere Personen, Versuche, Sicherheitsmaßnahmen oder Zugriffsrechte zu umgehen, das Einschleusen von Schadcode und automatisierte Massenabfragen außerhalb der bereitgestellten Schnittstellen und ihrer Grenzen.
3. Veröffentlichte Ausschreibungen, Start- und Ergebnislisten dürfen alle Interessierten, insbesondere Vereine, Verbände und Medien, zur Information und Berichterstattung über die Wettkämpfe verwenden.

§ 7 Kosten

1. Für Vereine und ihre Mitglieder ist die Nutzung des Portals gegenüber IMAS kostenlos.
2. Veranstalter zahlen IMAS je Wettkampf ein Portalentgelt nach der Anlage „Preisliste für Veranstalter“. Es richtet sich nach der Zahl der Bootsmeldungen zum Zählzeitpunkt (Abs. 3), nach dem Land des Veranstalters und danach, ob der Wettkampf als national ausgeschrieben ist. Ab der in der Preisliste genannten Zahl von Booten kann es ein Anteil der Melde-, Nachmelde- und Sportlergebühren aller Vereine zum Zählzeitpunkt sein, mit den dort genannten Mindest- und Höchstbeträgen. Alle Beträge verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
3. Zählzeitpunkt ist der reguläre Meldeschluss des Wettkampfs. Gezählt werden die Boote, die bis dahin gemeldet und nicht vorher gelöscht wurden; spätere Abmeldungen und Löschungen zählen mit, Nachmeldungen nicht. Wird der Meldeschluss in die Vergangenheit verlegt, ist Zählzeitpunkt die Änderung. Ohne Meldeschluss oder bei einem Meldeschluss nach Beginn des ersten Wettkampftags ist Zählzeitpunkt der Beginn des ersten Wettkampftags. Es gilt die Preisliste, die zum Zählzeitpunkt gilt.
4. Das Portalentgelt wird zum Zählzeitpunkt fällig. Der Veranstalter zahlt online über den Zahlungsdienstleister Stripe oder fordert eine Rechnung an, die innerhalb von 14 Tagen zu zahlen ist; die Rechnung geht an die hinterlegten Rechnungsadressen des Veranstalters und an den Nutzer, der zahlt oder sie anfordert. Solange das Portalentgelt weder bezahlt noch per Rechnung angefordert ist, kann der Veranstalter den Meldeschluss verlegen; danach bleibt er unverändert.
5. Bis zur Zahlung oder bis der Veranstalter den Empfang der Rechnung mit ihrer Nummer bestätigt hat, sind Exporte und Druck, die Veröffentlichung von Start- und Ergebnislisten, der Offline-Manager, Anzeigetafeln, Zeitnahme und Geräteschnittstellen des Wettkampfs gesperrt. Meldungen, Planung und Ergebniserfassung bleiben möglich.
6. Unterstützung erhalten alle Wettkämpfe per E-Mail, Wettkämpfe mit bezahltem oder bestätigtem Portalentgelt zusätzlich telefonisch zu den auf der Preisseite des Portals genannten Zeiten.
7. IMAS kann die Preisliste ändern. Eine neue Preisliste gilt ab dem in ihr genannten Tag für Wettkämpfe, deren Zählzeitpunkt danach liegt. IMAS teilt sie den Verwaltern der Veranstalter vorher per E-Mail mit; sie stimmen ihr bei ihrer nächsten Anmeldung zu (§ 11).
8. Weitere Kosten entstehen für Veranstalter nur aufgrund einer gesonderten Vereinbarung mit IMAS oder eines Kaufs im Lizenzshop des Portals (zum Beispiel Lizenzen für den RegattaManager Lite oder für Online-Ergebnisse) zu den Preisen, die vor dem Kauf angezeigt werden. Die Zahlung im Lizenzshop wickelt Stripe ab.
9. Melde-, Nachmelde- und andere Gebühren der Veranstalter sind nach § 1 Abs. 4 allein Sache zwischen Verein und Veranstalter.
10. Wettkämpfe, die am 16. Oktober 2026 bereits beendet waren, sind vom Portalentgelt ausgenommen.

§ 8 Verfügbarkeit und Weiterentwicklung

1. IMAS bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit des Portals, sagt aber keine bestimmte Verfügbarkeit zu. Wartungen kündigt IMAS nach Möglichkeit vorher an und legt sie nicht auf Wettkampftage.
2. Veranstalter sollten für den Wettkampftag eine Ausweichlösung bereithalten, zum Beispiel aktuelle Exporte und Ausdrucke der Melde-, Start- und Ergebnislisten.
3. IMAS entwickelt das Portal weiter und kann Funktionen ändern oder einstellen, wenn die wesentlichen Funktionen erhalten bleiben und die Änderung für die Nutzer zumutbar ist. Wesentliche Änderungen kündigt IMAS rechtzeitig an.

§ 9 Haftung

1. IMAS haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und soweit IMAS eine Garantie übernommen hat.
2. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet IMAS nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, also von Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Nutzung des Portals erst ermöglicht und auf deren Einhaltung die Nutzer regelmäßig vertrauen dürfen. Die Haftung ist dann auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, typischen Schaden begrenzt.
3. Im Übrigen ist die Haftung von IMAS ausgeschlossen. Die Beschränkungen gelten auch für die gesetzlichen Vertreter, Beschäftigten und Erfüllungsgehilfen von IMAS.
4. Die Haftung nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt.

§ 10 Sperrung und Kündigung

1. Nutzer können die Nutzung jederzeit beenden, indem sie ihr Konto löschen.
2. Gibt es konkrete Anhaltspunkte, dass ein Nutzer oder eine Organisation gegen diese Nutzungsbedingungen oder gegen geltendes Recht verstößt, insbesondere durch Missbrauch, falsche Angaben oder eine Gefährdung der Sicherheit, kann IMAS das Konto oder die Organisation vorübergehend oder dauerhaft sperren. IMAS berücksichtigt dabei die berechtigten Interessen der Betroffenen und informiert sie, soweit zumutbar, vor einer dauerhaften Sperrung.
3. IMAS kann die Nutzung mit einer Frist von drei Monaten kündigen; bereits veröffentlichte Wettkämpfe lassen sich bis zu ihrem Ende durchführen. Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

§ 11 Änderungen dieser Nutzungsbedingungen

1. IMAS kann diese Nutzungsbedingungen aus sachlichem Grund ändern, insbesondere bei neuen Funktionen des Portals, geänderter Rechtslage oder Rechtsprechung. Die geänderte Fassung wird jedem Nutzer bei seiner nächsten Anmeldung gezeigt; das Portal lässt sich erst weiter nutzen, wenn er ihr zustimmt.
2. Wer nicht zustimmt, kann sich abmelden und sein Konto löschen. Bis dahin bleiben Konto und Daten erhalten.

§ 12 Datenschutz

Wie IMAS die Daten der Nutzer selbst verarbeitet, beschreibt die Datenschutzerklärung. Für die Daten, die Vereine und Veranstalter über andere Personen in das Portal eingeben, gilt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung in der Anlage.

§ 13 Schlussbestimmungen

1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Bei Verbrauchern gilt diese Rechtswahl nur, soweit ihnen nicht der Schutz zwingender Bestimmungen des Staates entzogen wird, in dem sie ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben.
2. Ist der Nutzer Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus der Nutzung des Portals Brandenburg an der Havel.
3. Maßgeblich ist die deutsche Fassung dieser Nutzungsbedingungen; Übersetzungen dienen nur der Information.
4. Ist eine Bestimmung unwirksam, bleiben die übrigen wirksam.

Anlage: Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO

1. Vertragsparteien und Abschluss

Dieser Vertrag gilt zwischen der Organisation (Verein oder Veranstalter) als Verantwortlicher („Auftraggeber“) und IMAS als Auftragsverarbeiter. Er wird geschlossen, wenn ein Nutzer im Portal einen Verein anlegt, eine neue Veranstalterorganisation bestätigt oder als Verwalter einer Organisation diesen Nutzungsbedingungen zustimmt. Der Nutzer erklärt damit, dass er berechtigt ist, für die Organisation zu handeln. Der Vertrag gilt, solange die Organisation das Portal nutzt, und darüber hinaus, bis IMAS die Daten nach Nr. 11 gelöscht hat.

2. Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung

IMAS verarbeitet die personenbezogenen Daten, die der Auftraggeber in das Portal eingibt oder importiert, um ihm die Funktionen des Portals bereitzustellen: speichern, ordnen, anzeigen, an den Veranstalter der gemeldeten Wettkämpfe übermitteln, als PDF oder Tabelle exportieren, auf Weisung des Veranstalters veröffentlichen und nach den Fristen der Datenschutzerklärung löschen oder anonymisieren.

3. Art der Daten und betroffene Personen

• Sportler: Name, Geschlecht, Jahrgang, Lizenz- oder Verbandsnummer, Startfreigabe, Verein, Nation, Herkunft des Datensatzes (zum Beispiel Verbandsimport);
• Meldungen, Besatzungen, Ausnahme- und Nachmeldeanträge mit ihren Begründungen und Entscheidungen;
• Mannschaftsführer, Kampfrichter, Funktionäre und Helfer: Name, Kontaktdaten, Funktion, Dienstzeiten;
• Buchungen von Zeltplatz und Verpflegung;
• Wettkampfdaten: Läufe, Bahnen, Zeiten, Platzierungen, Strafen und Status mit ihrer Änderungshistorie;
• Ansprechpartner der Vereine und Veranstalter.

4. Weisungen

IMAS verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers, es sei denn, das Recht der Europäischen Union oder Deutschlands verpflichtet IMAS zu einer Verarbeitung; dann teilt IMAS dem Auftraggeber das vorher mit, soweit das Recht es nicht verbietet. Weisungen gibt der Auftraggeber durch die Nutzung der Funktionen des Portals (eingeben, ändern, löschen, melden, veröffentlichen, exportieren) und in Textform. Hält IMAS eine Weisung für datenschutzwidrig, weist IMAS den Auftraggeber darauf hin.

5. Vertraulichkeit

IMAS setzt nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind und nur auf die Daten zugreifen, die sie für ihre Aufgabe brauchen.

6. Technische und organisatorische Maßnahmen

IMAS trifft die Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, insbesondere:

• verschlüsselte Übertragung (HTTPS/TLS) zwischen Browser, Apps, Geräten und Portal;
• Zugriff nur über Rollen und Mitgliedschaften; jede Organisation sieht nur ihre eigenen Daten und die Daten, die ihr übermittelt werden;
• Passwörter nur als Hash, Sperre nach wiederholten Fehlversuchen, Begrenzung der Anfragen je Adresse;
• Protokoll der Änderungen mit Benutzerkennung und Zeitpunkt;
• Betrieb auf Servern in einem Rechenzentrum in Deutschland mit Zutritts- und Zugangskontrolle, regelmäßige Datensicherungen;
• automatisches Löschen und Anonymisieren nach festgelegten Fristen.

IMAS kann die Maßnahmen dem technischen Fortschritt anpassen, wenn das Schutzniveau nicht sinkt.

7. Unterauftragsverarbeiter

Der Auftraggeber stimmt folgendem Unterauftragsverarbeiter zu:

• netcup GmbH, Karlsruhe: Hosting von Portal und Datenbank, E-Mail-Versand; Rechenzentrum in Deutschland.

IMAS verpflichtet Unterauftragsverarbeiter vertraglich zu denselben Datenschutzpflichten. Einen neuen oder geänderten Unterauftragsverarbeiter kündigt IMAS vorher im Portal oder per E-Mail an. Der Auftraggeber kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund innerhalb von vier Wochen widersprechen; einigen sich die Parteien nicht, kann jede Partei die Nutzung für die betroffene Organisation kündigen.

8. Ort der Verarbeitung

IMAS verarbeitet die Daten in Deutschland. Eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums findet nur statt, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

9. Unterstützung des Auftraggebers

IMAS unterstützt den Auftraggeber bei Anfragen betroffener Personen (Art. 12 bis 22 DSGVO), vor allem durch die Funktionen des Portals, mit denen er Daten einsehen, berichtigen, exportieren und löschen kann, und bei seinen Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO, soweit IMAS dazu beitragen kann. Wendet sich eine betroffene Person an IMAS, leitet IMAS die Anfrage an den Auftraggeber weiter.

10. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

IMAS informiert den Auftraggeber unverzüglich, nachdem IMAS eine Verletzung des Schutzes seiner Daten bekannt geworden ist, und unterstützt ihn bei Meldung und Benachrichtigung.

11. Löschung und Rückgabe

Der Auftraggeber kann seine Daten jederzeit exportieren. Nach dem Ende der Nutzung löscht oder anonymisiert IMAS die Daten nach den Fristen der Datenschutzerklärung, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht. Veröffentlichte Ergebnisse bleiben auf Weisung des Veranstalters als Sportdokumentation erhalten.

12. Nachweise und Kontrollen

IMAS stellt dem Auftraggeber die Informationen zur Verfügung, die er braucht, um die Einhaltung dieses Vertrags nachzuweisen. Kontrollen vor Ort sind nach rechtzeitiger Anmeldung zu den Geschäftszeiten möglich, ohne den Betrieb zu stören; Nachweise können auch durch Bescheinigungen oder Berichte des Hosters erbracht werden.

13. Weitergabe zwischen Verein und Veranstalter

Gibt ein Verein eine Meldung ab, übermittelt er die Daten der gemeldeten Personen an den Veranstalter des Wettkampfs, der dafür ab dann eigener Verantwortlicher ist. IMAS verarbeitet diese Daten in dessen Auftrag nach diesem Vertrag weiter.

Anlage: Preisliste für Veranstalter

Die Preise gelten je Wettkampf nach § 7. Gilt für das Land des Veranstalters keine eigene Zeile, gilt die Zeile „Alle anderen Länder“.

Preisliste 1, gültig seit 01.01.2026

Alle Beträge zuzüglich Umsatzsteuer. Gezählt werden die Bootsmeldungen zum Meldeschluss; ein Anteil bezieht sich auf die Melde-, Nachmelde- und Sportlergebühren aller Vereine zum Meldeschluss.

Die Preisliste steht auch unter Preise.