Datenschutzerklärung

Fassung vom 16. Oktober 2026. Diese Erklärung gilt für das IMAS Regatta-Portal mit Meldeportal, Regattamanager, öffentlichen Ergebnissen, Ergebnis-App und Schnittstellen.

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

IMAS Startanlagen und Maschinenbau GmbH
Meyerstraße 12a
14776 Brandenburg an der Havel
Telefon: +49 (0) 3381 663617
E-Mail: info@imas-sport.com

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz@imas-sport.com oder unter der Postanschrift oben mit dem Zusatz „An den Datenschutzbeauftragten“.

2. Wer wofür verantwortlich ist

Für Ihr Konto, die Anmeldung, die E-Mails des Portals, den technischen Betrieb, die öffentliche Ergebnisseite und die Ergebnis-App sind wir verantwortlich.
Für die Daten, die Vereine und Veranstalter über andere Personen eingeben (Sportler, Besatzungen, Mannschaftsführer, Kampfrichter, Funktionäre, Buchungen, Wettkampfergebnisse), ist der jeweilige Verein oder Veranstalter verantwortlich. Wir verarbeiten diese Daten in seinem Auftrag nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der Anlage der Nutzungsbedingungen ist. Gibt ein Verein eine Meldung ab, gehen die Daten der gemeldeten Personen an den Veranstalter des Wettkampfs.
Über die Veröffentlichung der Start- und Ergebnislisten eines Wettkampfs entscheidet sein Veranstalter.

Anfragen zu Daten, die ein Verein oder Veranstalter verantwortet, richten Sie am besten an ihn. Wenden Sie sich an uns, leiten wir die Anfrage weiter.

3. Aufruf der Seiten und Server-Protokolle

Bei jedem Aufruf überträgt Ihr Browser oder die App technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge, die zuvor besuchte Seite sowie Browser und Betriebssystem. Wir verarbeiten sie, um die Seiten auszuliefern, den Betrieb zu sichern, Angriffe abzuwehren und Fehler zu finden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden nach 90 Tagen gelöscht.

Das Portal läuft bei der netcup GmbH, Karlsruhe, in einem Rechenzentrum in Deutschland; mit netcup besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Schriften und alle anderen Bestandteile der Seiten liefern wir selbst aus; beim Aufruf werden keine Daten an andere Anbieter übertragen, außer bei den in Nr. 7, 10 und 11 genannten Funktionen.

4. Konto und Anmeldung

Für ein Konto verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, das Passwort (nur als Hash), Sprache und Einstellungen, die akzeptierte Fassung der Nutzungsbedingungen mit Zeitpunkt, den Zeitpunkt der letzten Anmeldung, Fehlversuche bei der Anmeldung und Ihre Benachrichtigungen im Portal. Rechtsgrundlage ist der Nutzungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ohne diese Angaben ist kein Konto möglich.

Administratoren von IMAS können sich zur Unterstützung als ein Nutzer anmelden („Anmelden als“). Das wird mit Benutzerkennung und Zeitpunkt protokolliert und ist während der Sitzung sichtbar gekennzeichnet (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Sie können Ihr Konto jederzeit auf der Kontoseite löschen. Es wird dann sofort anonymisiert: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Passwort und Einstellungen werden entfernt, Mitgliedschaften gelöscht.

5. Vereine, Veranstalter und Mitgliedschaften

Wir verarbeiten die Daten der Vereine und Veranstalter (Name, Anschrift, Verband, Vereinsnummer, Rechnungs-E-Mail, Homepage, bei Veranstaltern auch Kontakt und Bankverbindung der Wettkämpfe) sowie Mitgliedschaften, Rollen, Einladungen und Mitgliedschaftsanfragen mit ihren Nachrichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Mitglied eines Vereins wird man auf Anfrage, durch Einladung oder durch eine Freigabe, die der Verein oder IMAS im Portal hinterlegt hat (zum Beispiel eine bestätigte E-Mail-Adresse aus dem früheren Meldeportal oder die Anmeldung mit dem Vereinszugang des Verbands).

6. Sportler, Meldungen und Wettkämpfe (im Auftrag)

Im Auftrag der Vereine und Veranstalter verarbeiten wir:

Sportler: Name, Geschlecht, Jahrgang, Lizenz- oder Verbandsnummer, Startfreigabe, Verein, Nation und Herkunft des Datensatzes;
Meldungen, Besatzungen, Ausnahme- und Nachmeldeanträge mit Begründungen und Entscheidungen;
Mannschaftsführer, Kampfrichter, Funktionäre und Helfer: Name, Kontaktdaten, Funktion und Dienstzeiten;
Buchungen von Zeltplatz und Verpflegung und die Kostenaufstellungen für die Vereine;
am Wettkampftag im Regattamanager: Läufe, Bahnen, Zeiten, Platzierungen, Strafen und Status mit ihrer Änderungshistorie.

Empfänger sind der Veranstalter der gemeldeten Wettkämpfe und, bei Renngemeinschaften, der Partnerverein für die freigegebenen Sportler. Nutzt der Veranstalter den Regattamanager als App, liegt eine Kopie der Wettkampfdaten auf seinen Geräten.

Import aus der Verbandsdatenbank. Importiert ein Verein seine Sportler aus der Datenbank seines Verbands (zum Beispiel des Deutschen Kanu-Verbands), gibt ein Vereinsverwalter dafür den Zugang des Vereins beim Verband ein. Das Portal meldet sich damit einmal beim Verband an, lädt die Sportlerliste des Vereins und meldet sich wieder ab. Das Passwort wird nicht gespeichert; gespeichert werden die importierten Sportler mit ihrer Kennung beim Verband.

7. Zeitnahme, Anzeigetafeln und Geräte

Veranstalter können Schlüssel für Zeitnahmeanlagen, Anzeigetafeln und Werkzeugseiten erzeugen. Wir speichern den Namen des Schlüssels (oft der Name der bedienenden Person oder des Geräts), wann er genutzt wurde, und die übermittelten Zeiten und Ereignisse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und im Auftrag des Veranstalters). Gerätebelege werden nach 90 Tagen gelöscht. Installierte RegattaManager-Lite-Programme fragen ihre Lizenz mit der Hardwarekennung und dem Namen des Computers ab.

8. Öffentliche Start- und Ergebnislisten

Veröffentlicht ein Veranstalter Start- oder Ergebnislisten, zeigen wir sie auf der öffentlichen Ergebnisseite, als PDF, über die öffentliche Schnittstelle und in der Ergebnis-App: Name, Verein, Nation, Start- oder Bootsnummer, Besatzung, Zeiten, Platzierung und Status (zum Beispiel „nicht gestartet“), in PDF-Listen je nach Vorlage des Veranstalters auch Jahrgang und Altersklasse. Außerdem stellen wir das Archiv der früheren Ergebnisseite results.imas-sport.com mit den dort veröffentlichten Ergebnissen bereit. Suchmaschinen können diese Seiten finden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Veranstalter, Sportler, Vereine, Verbände, Medien und Öffentlichkeit haben ein berechtigtes Interesse an der Dokumentation und Berichterstattung über Sportwettkämpfe; die Veröffentlichung der Ergebnisse ist im Wettkampfsport üblich. Veröffentlichte Ergebnisse bleiben dauerhaft als Sportdokumentation erhalten. Sie können der Veröffentlichung nach Art. 21 DSGVO widersprechen (Nr. 14); wir prüfen das mit dem Veranstalter im Einzelfall.

9. E-Mails

Das Portal versendet E-Mails zur Bestätigung der E-Mail-Adresse, zum Zurücksetzen des Passworts, zu Einladungen, Anfragen, Entscheidungen, Kostenaufstellungen und zur Bestätigung neuer Veranstalter (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Der Versand läuft über den Mailserver der netcup GmbH in Deutschland. Wir protokollieren Empfänger, Betreff und Zeitpunkt des Versands und löschen das Protokoll nach 90 Tagen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

10. Schutz vor automatisierten Anfragen

Die Registrierung prüft mit einem unsichtbaren Feld und einer Mindestzeit, ob ein Mensch das Formular ausfüllt; dabei gehen keine Daten an Dritte. Ist zusätzlich Cloudflare Turnstile aktiviert, lädt die Registrierung (und, wo eingesetzt, weitere Formulare wie die Anmeldung) ein Skript von Cloudflare. Cloudflare verarbeitet dabei Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät und Ihre Interaktion mit der Prüfung, um Menschen von Bots zu unterscheiden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Schutz vor missbräuchlichen Registrierungen und Anmeldeversuchen). Anbieter ist Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; für die Übermittlung in die USA gilt der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Cloudflare.

11. Ergebnis-App und Benachrichtigungen

Die Ergebnis-App für Android und iOS funktioniert ohne Konto. Favoriten (Vereine, Sportler, Boote, Läufe) und die Offline-Kopie der Ergebnisse speichert sie auf Ihrem Gerät.

Schalten Sie Benachrichtigungen ein, sendet die App ein Push-Token, Plattform, Sprache und Ihre Favoriten an das Portal, damit wir Sie über Start und Ergebnis Ihrer Läufe informieren können. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie widerrufen, indem Sie die Benachrichtigungen in der App oder in den Systemeinstellungen ausschalten. Die Nachrichten stellt Google Firebase Cloud Messaging zu (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland), auf iOS-Geräten über den Apple Push Notification Service. Dabei können Daten an Google LLC in den USA übermittelt werden, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist (Art. 45 DSGVO). Geräte, die sich 180 Tage nicht gemeldet haben, und ungültige Tokens löschen wir.

Für das Herunterladen der App aus dem Google Play Store oder dem Apple App Store gelten die Datenschutzbestimmungen dieser Anbieter.

12. Lizenzshop und Portalentgelt

Für das Portalentgelt der Veranstalter verarbeiten wir je Wettkampf die gezählten Boote, die Meldeentgelte zum Meldeschluss, Rechnungsempfänger, Anschrift, Rechnungsadressen, USt-IdNr., Rechnungsnummer und Zahlungsstatus sowie das Konto, das zahlt oder die Rechnung anfordert (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zahlung und Rechnung wickelt Stripe ab wie unten beschrieben.

Kaufen Veranstalter im Lizenzshop Lizenzen (zum Beispiel für den RegattaManager Lite), verarbeiten wir Konto, Organisation, gekaufte Lizenzen, Zahlungsstatus und für die Freischaltung die Hardwarekennung und den Namen des Computers (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Zahlung wickelt Stripe ab (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland); Stripe verarbeitet die Zahlungs- und Rechnungsdaten selbst und kann Daten an Stripe, Inc. in den USA übermitteln, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist. Rechnungs- und Buchungsbelege bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 147 AO, § 257 HGB).

13. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden nur technisch notwendige Cookies und Speicher im Browser (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist dafür nicht nötig. Wir setzen keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Werkzeuge ein.

Anmelde-Cookie (.AspNetCore.Identity.Application): hält Sie angemeldet; bis zum Schließen des Browsers oder, mit „Angemeldet bleiben“, bis zu 14 Tage.
Sprach-Cookie (.AspNetCore.Culture): die gewählte Sprache, ein Jahr.
Schutz-Cookie (.AspNetCore.Antiforgery…): schützt Formulare vor gefälschten Anfragen, bis zum Schließen des Browsers.
Lokaler Speicher des Browsers: der Schlüssel eines Wettkampfs auf Zeitnahme-, Anzeige- und Werkzeugseiten bis zum Ende des Wettkampfs und die gewählte Bahnreihenfolge der Zeitnahmeseite.

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO), auch der Veröffentlichung von Ergebnissen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, es gibt zwingende schutzwürdige Gründe, die Ihre Interessen überwiegen.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg, Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow.

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen und erstellen keine Profile im Sinne von Art. 22 DSGVO.

15. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie der jeweilige Zweck es erfordert (Fristen bestätigt am 10.10.2026):

Registrierungen, deren E-Mail-Adresse nicht bestätigt wurde: 30 Tage, danach wird das Konto anonymisiert.
Konten ohne Anmeldung: nach drei Jahren erhalten Sie einen Hinweis per E-Mail; melden Sie sich nicht innerhalb von 30 Tagen an, wird das Konto anonymisiert.
Abgelehnte, widerrufene oder abgelaufene Mitgliedschaftsanfragen und Einladungen: 6 Monate.
Gelöschte Sportler eines Vereins: nach 12 Monaten anonymisiert, sofern sie in den letzten 12 Monaten an keinem Wettkampf teilgenommen haben.
Gelöschte Meldungen: 12 Monate nach dem Ende des Wettkampfs endgültig gelöscht.
Meldungen, Besatzungen und Kostenaufstellungen abgeschlossener Wettkämpfe: 10 Jahre zur Dokumentation für Veranstalter und Vereine; öffentliche Ergebnisse bleiben als Sportdokumentation erhalten.
Hochgeladene Dokumente eines Wettkampfs: so lange wie der Wettkampf.
Protokolleinträge über Änderungen (Audit): 3 Jahre; sie enthalten nur Kennungen, keine Namen oder E-Mail-Adressen.
Geräte der Ergebnis-App: 180 Tage nach der letzten Meldung des Geräts.
Technische Protokolle, Synchronisations- und Gerätebelege, Druckaufträge und Versandprotokolle: 90 Tage.
Rechnungs- und Buchungsbelege: nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

16. Links zu anderen Anbietern

Links, zum Beispiel zur Karte eines Veranstaltungsorts bei OpenStreetMap oder zu Seiten der Veranstalter, öffnen fremde Seiten erst, wenn Sie sie anklicken. Für deren Datenverarbeitung ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.

17. Kontakt per E-Mail

Schreiben Sie uns, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO), und löschen sie, wenn sie dafür nicht mehr nötig sind und keine Aufbewahrungspflicht besteht.

18. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich das Portal oder die Rechtslage ändert. Die aktuelle Fassung finden Sie immer unter /datenschutz.